1.1 Diese Vertragsbedingungen gelten für die Nutzung der Software des Anbieters gemäß der Angebotsseite als Software as a Service („SaaS“) bzw. Cloud-Angebot.

1.2 Die Software billworkplace.de (die „Software“) wird zur Nutzung und Speicherung von Daten über das Internet bereitgestellt. Eine Beschreibung der Funktionalitäten, der zugelassenen Nutzer und des zur Verfügung gestellten Speichervolumens befindet sich auf der Angebotsseite.

1.3 Die Verfügbarkeit der Software beträgt 95% pro Monat abzüglich der für das Einspielen von Updates, Upgrades, neuen Releases und/oder sonstigen Modifkationen und Wartungsarbeiten notwendigen Zeit.

1.4 Die vorgenannten Arbeiten werden nach Möglichkeit in einem Zeitraum zwischen 20 Uhr und 24 Uhr vorgenommen und übersteigen in der Regel eine Dauer von 15 Minuten pro Unterbrechung nicht.

1.5 Die Software wird vom Anbieter als SaaS- bzw. Cloud-Lösung betrieben. Dem Kunden wird ermöglicht, die auf den Servern des Anbieters bzw. eines vom Anbieter beauftragten Dienstleisters gespeicherte und ablaufende Software über eine Internetverbindung während der Laufzeit dieses Vertrags für eigene Zwecke zu nutzen und seine Daten mit ihrer Hilfe zu speichern und zu verarbeiten.

1.6 Diese Vertragsbedingungen gelten ausschließlich. Vertragsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung. Gegenbestätigungen des Kunden unter Hinweis auf seine eigenen Geschäftsbedingungen wird ausdrücklich widersprochen.

2.1 Vertragsgegenstand ist die Überlassung von Software zur Nutzung durch Zugriff auf das Rechenzentrum des Providers über das Internet.

2.2 Der Leistungsumfang der Software zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung des gebuchten Paketes auf der Angebotsseite.

2.3 Der Anbieter stellt dem Kunden die Software in der jeweils vereinbarten (gebuchten) Version am Routerausgang des Rechenzentrums, in dem der Server mit der Software steht („Übergabepunkt“), zur Nutzung bereit. Die Software, die für die Nutzung erforderliche Rechenleistung und der erforderliche Speicher- und Datenverarbeitungsplatz werden vom Anbieter bereitgestellt. Der Anbieter schuldet nicht die Herstellung und Aufrechterhaltung der Datenverbindung zwischen den IT-Systemen des Kunden und dem beschriebenen Übergabepunkt.

2.4 Es obliegt dem Kunden, die technischen Voraussetzungen zur Empfangnahme der Software am Übergabepunkt und ihrer Nutzung zu schaffen.

3.1 Der Kunde erhält für die Nutzung der Software eine Zugriffsberechtigung, bestehend aus einer Benutzerkennung und einem Passwort. Benutzerkennung und Passwort können durch den Kunden geändert werden, wobei Passwörter aus mindestens acht Zeichen, zusammengesetzt aus Groß- und Kleinbuchstaben und Ziffern bestehen müssen. Der Kunde darf Benutzerkennung und Passwort nur den berechtigten Personen mitteilen und ist ansonsten zur Geheimhaltung verpflichtet.

4.1 Da die Software ausschließlich auf den Servern des Anbieters oder von diesem beauftragten Dienstleistern abläuft, bedarf der Kunde keiner urheberrechtlichen Nutzungsrechte an der Software, und der Anbieter räumt auch keine solchen Rechte ein.

4.2 Der Anbieter räumt dem Kunden aber für die Laufzeit des Vertrags das nichtausschließliche, nicht übertragbare und zeitlich auf der Angebotsseite vereinbarte Dauer beschränkte Recht ein, die Benutzeroberfläche der Software zur Anzeige auf dem Bildschirm in den Arbeitsspeicher der vertragsgemäß hierfür verwendeten Endgeräte zu laden und die dabei entstehenden Vervielfältigungen der Benutzeroberfläche vorzunehmen sowie die Software für die vertragsgemäßen Zwecke gemäß der Produktbeschreibung zu nutzen.

4.3 Vorbehaltlich einer anderen Vereinbarung zwischen den Parteien ist es unzulässig, Dritten die Nutzung der Software zu ermöglichen. Als Dritte gelten auch mit dem Kunden konzernverbundene Unternehmen.

5.1 Der Anbieter weist den Kunden darauf hin, dass Einschränkungen oder Beeinträchtigungen der erbrachten Dienste entstehen können, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen. Hierunter fallen insbesondere Handlungen von Dritten, die nicht im Auftrag des Anbieters handeln, vom Anbieter nicht beeinflussbare technische Bedingungen des Internets sowie höhere Gewalt.

5.2 Auch die vom Kunden genutzte Hard- und Software und technische Infrastruktur kann Einfluss auf die Leistungen des Anbieters haben. Soweit derartige Umstände Einfluss auf die Verfügbarkeit oder Funktionalität der vom Anbieter erbrachten Leistung haben, hat dies keine Auswirkung auf die Vertragsgemäßheit der erbrachten Leistungen.

5.3 Der Kunde ist verpflichtet, Funktionsausfälle, -störungen oder – beeinträchtigungen der Software unverzüglich und so präzise wie möglich, wie unter Punkt 9.4 Störungsmeldungen beschrieben, beim Anbieter anzuzeigen.

6.1 Der Vertrag läuft für die vereinbarte Vertragslaufzeit (wie auf der Angebotsseite der gebuchten Version beschrieben) ab Vertragsbeginn („Erstlaufzeit“). Vertragsbeginn ist das Datum der Registrierung (Buchung).

6.2 Der Vertrag verlängert sich automatisch um die jeweils hinterlegte Vertragslaufzeit (einsehbar auf der Angebotsseite) der gebuchten Version, wenn er nicht spätestens 1 Woche vor seinem Ende schriftlich von einer der Parteien gekündigt wird. Dies kann auch auf elektronsichem Wege über das Kundenportal geschehen.

6.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung nach Ziffer 15.2 der Vertragsbedingungen bleibt hiervon unberührt.

7.1 Der Anbieter hält sich an die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.

7.2 Der Kunde räumt dem Anbieter für die Zwecke der Vertragsdurchführung das Recht ein, die vom Anbieter für den Kunden zu speichernden Daten vervielfältigen zu dürfen, soweit dies zur Erbringung der nach diesem Vertrag geschuldeten Leistungen erforderlich ist. Der Anbieter ist auch berechtigt, die Daten in einem Ausfallsystem bzw. separaten Ausfallrechenzentrum vorzuhalten. Zur Beseitigung von Störungen ist der Anbieter ferner berechtigt, Änderungen an der Struktur der Daten oder dem Datenformat vorzunehmen.

7.3 Der Anbieter sichert die Daten des Kunden auf dem vom Anbieter verantworteten Server regelmäßig auf einem externen Backup-Server.

7.4 Der Kunde hat die Möglichkeit Dokumente im PDF-Endformat über seine Zugangsdaten selbstständig herunterzuladen und auf einem lokalen Gerät (z.B. PC) zu sichern. Für die selbstständige Sicherung seiner Dateien ist der Kunde verantwortlich, hierzu kann dieser einzelne Dateien oder mehrere Dateien aufeinmal im ZIP Format über das Kundenportal herunterladen.

7.5 Der Kunde kann diese Daten, soweit technisch möglich, jederzeit zu Sicherungszwecken exzerpieren und ist verpflichtet, dies in regelmäßigen üblichen Abständen zu tun.

7.6 Wenn und soweit der Kunde auf vom Anbieter technisch verantworteten IT- Systemen personenbezogenen Daten verarbeitet oder verarbeiten lässt, ist eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung (AV-Vertrag) abzuschließen. Eine vorbereiteten Vertrag stellt der Anbieter dem Kunden im Kundenportal zur Verfügung.

8.1 Ein Supportfall liegt vor, wenn die Software die vertragsgemäßen Funktionen gemäß der Produktbeschreibung nicht erfüllt. Die Art und Weise der Fehlermeldung richtet sich nach den Angaben unter Punkt 9 Störungsmeldungen, ebenso wie der Umfang der Supportleistungen.

8.2 Meldet der Kunde einen Supportfall, so hat er eine möglichst detaillierte Beschreibung der jeweiligen Funktionsstörung zu liefern, um eine möglichst effziente Fehlerbeseitigung zu ermöglichen.

8.3 Die Parteien können eine gesonderte Vereinbarung über die Zurverfügungstellung von Support-, Wartungs- und Pflegeleistungen treffen.

9.1 Die Meldung von Störungen in Bezug auf die Software erfolgt im Rahmen eines von Anbieter zur Verfügung gestellten Kontaktformulars im Kundenaccount oder per E-Mail an die E-Mail Adresse support@billworkplace.de unter Bennenung der Kundennummer. Der Anbieter kann zur Authentifizierung des Kunden weitere Informationen verlangen.

9.2 Störungsmeldungen werden während folgender üblicher Geschäftszeiten des Verkäufers angenommen:

Montags bis freitags 9 Uhr bis 16 Uhr.

9.3 Telefonische Unterstützung bei Störungen der Software erfolgt während der vorgenannten Geschäftszeiten nicht.

9.4 Der Inhalt einer Störungsmeldung muss folgende Inhalte umfassen: Kundennummer zur Authentifizierung (Bei Störungsmeldungen per E-Mail), Fehlermeldung sofern dargestellt, Beeinträchtigung der relevanten Funktion, Datum und Uhrzeit des Fehlers sowie das verwendete Endgerät des Kunden und der genutzte Webbrowser.

10.1 Die Vergütung ist je nach der gebuchten Version der Angebotsseite entweder monatlich oder jährlich zu entrichten.

10.2 Zahlungszeitraum und Höhe der Vergütung richten sich nach der Angebotsseite.

10.3 Verzögert der Kunde die Zahlung einer fälligen Vergütung um mehr als zwei Wochen, ist der Anbieter nach vorheriger Mahnung mit Fristsetzung und Ablauf der Frist zur Sperrung des Zugangs zur Software berechtigt.

10.4 Der Vergütungsanspruch des Anbieters bleibt von der Sperrung unberührt. Der Zugang zur Software wird nach Begleichung der Rückstände unverzüglich wieder freigeschaltet. Das Recht zur Zugangssperrung besteht als milderes Mittel auch dann, wenn der Anbieter ein Recht zur außerordentlichen Kündigung nach Ziffer 15.2 hat.

10.5 Der Anbieter kann nach Ablauf der Erstlaufzeit gemäß der Angebotsseite die Preise wie auch die Sätze für eine vereinbarte Vergütung nach Aufwand der allgemeinen Preisentwicklung anpassen. Beträgt die Entgelterhöhung mehr als 5% kann der Kunde das Vertragsverhältnis zum Ende der aktuellen Vertragslaufzeit kündigen.

10.6 Die Vergütung sonstiger Leistungen richtet sich den gültigen Versions-Angeboten der Angebotsseite des Anbieters.

10.7 Der Kunde ist damit einverstanden Rechnungen des Anbieters von Billworkplace automatisiert und wiederkehrend per E-Mail zu erhalten solange ein bestehender Vertrag besteht.

11.1 Der Kunde wird den Anbieter bei der Erbringung der vertraglichen Leistungen in angemessenem Umfang unterstützen.

11.2 Die ordnungsgemäße und regelmäßige Sicherung seiner Daten obliegt dem Kunden. Das gilt auch für dem Anbieter im Zuge der Vertragsabwicklung überlassene Unterlagen.

11.3 Für die Nutzung der Software müssen die sich aus der Produktbeschreibung bzw. den Erläuterung unter der FAQ-Seite  (Fragen & Hilfe) ergebenden Systemvoraussetzungen beim Kunden erfüllt sein. Der Kunde trägt hierfür selbst die Verantwortung.

11.4 Der Kunde hat die ihm zur Verfügung gestellten Zugangsdaten geheim zu halten und dafür zu sorgen, dass etwaige Mitarbeiter, denen Zugangsdaten zur Verfügung gestellt werden, dies ebenfalls tun. Die Leistung des Anbieters darf Dritten nicht zur Verfügung gestellt werden, soweit das nicht von den Parteien ausdrücklich vereinbart wurde.

12.1 Es gelten grundsätzlich die gesetzlichen Regelungen zur Gewährleistung. Die §§ 536b (Kenntnis des Mieters vom Mangel bei Vertragsschluss oder Annahme), 536c (Während der Mietzeit auftretende Mängel; Mängelanzeige durch den Mieter) BGB finden Anwendung. Die Anwendung des § 536a Abs. 2 (Selbstbeseitigungsrecht des Mieters) ist jedoch ausgeschlossen. Ausgeschlossen ist auch die Anwendung von § 536a Abs. 1 BGB (Schadensersatzpflicht des Vermieters), soweit die Norm eine verschuldensunabhängige Haftung vorsieht.

13.1 Der Anbieter haftet für Schäden des Kunden, die vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurden, die Folge des Nichtvorhandenseins einer garantierten Beschaffenheit sind, die auf einer schuldhaften Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (so genannte Kardinalpflichten) beruhen, die Folge einer schuldhaften Verletzung der Gesundheit, des Körpers oder des Lebens sind, oder für die eine Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz vorgesehen ist, nach den gesetzlichen Bestimmungen.

13.2 Kardinalpflichten sind solche vertraglichen Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglichen und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertrauen darf, und deren Verletzung auf der anderen Seite die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet.

13.3 Bei Verletzung einer Kardinalpflicht ist die Haftung – soweit der Schaden lediglich auf leichter Fahrlässigkeit beruht – beschränkt auf solche Schäden, mit deren Entstehung beim Einsatz der vertragsgegenständlichen Software typischerweise gerechnet werden muss.

13.4 Im Übrigen ist die Haftung – gleich aus welchem Rechtsgrund – ausgeschlossen.

13.5 Resultieren Schäden des Kunden aus dem Verlust von Daten, so haftet der Anbieter hierfür nicht, soweit die Schäden durch eine regelmäßige und vollständige Sicherung aller relevanten Daten durch den Kunden vermieden worden wären. Der Kunde wird eine regelmäßige und vollständige Datensicherung selbst oder durch einen Dritten durchführen bzw. durchführen lassen und ist hierfür allein verantwortlich.

14.1 Der Anbieter speichert als technischer Dienstleister Inhalte und Daten für den Kunden, die dieser bei der Nutzung der Software eingibt und speichert und zum Abruf bereitstellt. Der Kunde verpflichtet sich gegenüber dem Anbieter, keine strafbaren oder sonst absolut oder im Verhältnis zu einzelnen Dritten rechtswidrigen Inhalte und Daten einzustellen und keine Viren oder sonstige Schadsoftware enthaltenden Programme im Zusammenhang mit der Software zu nutzen. Der Kunde bleibt im Hinblick auf personenbezogene Daten verantwortliche Stelle und hat daher stets zu prüfen, ob die Verarbeitung solcher Daten über die Nutzung der Software von entsprechenden Erlaubnistatbeständen getragen ist.

14.2 Der Kunde ist für sämtliche von verwendeten Inhalte und verarbeiteten Daten sowie die hierfür etwa erforderlichen Rechtspositionen allein verantwortlich. Der Anbieter nimmt von Inhalten des Kunden keine Kenntnis und prüft die vom Kunden mit der Software genutzten Inhalte grundsätzlich nicht.

14.3 Der Kunde verpflichtet sich in diesem Zusammenhang, den Anbieter von jeder Haftung und jeglichen Kosten, einschließlich möglicher und tatsächlicher Kosten eines gerichtlichen Verfahrens, freizustellen, falls der Anbieter von Dritten, auch von Mitarbeitern des Kunden persönlich, infolge von behaupteten Handlungen oder Unterlassungen des Kunden in Anspruch genommen wird. Der Anbieter wird den Kunden über die Inanspruchnahme unterrichten und ihm, soweit dies rechtlich möglich ist, Gelegenheit zur Abwehr des geltend gemachten Anspruchs geben. Gleichzeitig wird der Kunde dem Anbieter unverzüglich alle ihm verfügbaren Informationen über den Sachverhalt, der Gegenstand der Inanspruchnahme ist, vollständig mitteilen.

14.4 Darüber hinausgehende Schadensersatzansprüche des Anbieters bleiben unberührt.

15.1 Die Vertragslaufzeit richtet sich nach der Art der gewählten Version der Angebotsseite.

15.2 Die außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund bleibt beiden Parteien bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen vorbehalten. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere dann vor, wenn der Kunde trotz Mahnung mehr als einem Monate mit der Zahlung einer fälligen Vergütung in Verzug ist. Sofern der Kunde den Kündigungsgrund zu vertreten hat, ist der Kunde verpflichtet, dem Anbieter die vereinbarte Vergütung abzüglich von vom Anbieter ersparter Aufwendungen bis zu dem Termin zu zahlen, an dem der Vertrag bei einer ordentlichen Kündigung frühestens enden würde.

15.3 Kündigungserklärungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform. Die Einhaltung dieser Form ist Voraussetzung für die Wirksamkeit der Kündigung.

15.4 Nach Beendigung des Vertrags hat der Anbieter sämtliche vom Kunden überlassenen und sich noch im Besitz des Anbieters befindlichen Unterlagen sowie Datenträger, die im Zusammenhang mit dem vorliegenden Vertrag stehen, an den Kunden zurückzugeben und die beim Anbieter gespeicherten Daten zu löschen, soweit keine Aufbewahrungspflichten oder –rechte bestehen.

Herausgabe und Löschung von Daten

15.5 Der Kunde hat innerhalb der Vertragslaufzeit die Möglichkeit, die Dateien über das Kundenportal als PDF-Datei herunterzuladen. Ebenfalls stellt der Anbieter dem Kunden die Möglichkeit zur Verfügung, die Dateien gebündelt zu exportieren und im ZIP Format herunterzuladen.

15.6 Spätestens vier Wochen nach Vertragsende, löscht der Anbieter alle von Kunden auf seinen Servern abgelegten Daten vollständig.

15.7 Möchte der Kunde seine Daten umgehend löschen, kann er dies im Kundenportal im Bereich "Kündigung" selbstständig veranlassen, in diesem Fall werden die vom Kunden gespeicherten Daten umgehend unwiderruflich gelöscht.

16.1 Die Parteien sind verpflichtet, alle ihnen im Zusammenhang mit diesem Vertrag bekannt gewordenen oder bekannt werdenden Informationen über die jeweils andere Partei, die als vertraulich gekennzeichnet werden oder anhand sonstiger Umstände als Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse (im Folgenden: „vertrauliche Informationen“) erkennbar sind, dauerhaft geheim zu halten, nicht an Dritte weiterzugeben, aufzuzeichnen oder in anderer Weise zu verwerten, sofern die jeweils andere Partei der Offenlegung oder Verwendung nicht ausdrücklich und schriftlich zugestimmt hat oder die Informationen aufgrund Gesetzes, Gerichtsentscheidung oder einer Verwaltungsentscheidung offengelegt werden müssen.

16.2 Die Informationen sind dann keine vertraulichen Informationen im Sinne dieser Ziffer 16, wenn sie

• der anderen Partei bereits zuvor bekannt waren, ohne dass die Informationen einer Vertrauchlichkeitsverpflichtung unterlegen hätten,
• allgemein bekannt sind oder ohne Verletzung der übernommenen Vertrauchlichkeitsverpflichtungen bekannt werden,
• der anderen Partei ohne Verletzung einer Vertraulichkeitsverpflichtung von einem Dritten offenbart werden.

16.3 Die Verpflichtungen nach dieser Ziffer 16 überdauern das Ende dieser Vereinbarung.

17.1 Die Abtretung der Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Anbieters zulässig. Der Anbieter ist berechtigt, Dritte mit der Erfüllung der Pflichten aus diesem Vertrag zu betrauen.

18.1 Diese Vereinbarung und ihre Änderungen sowie alle vertragsrelevanten Erklärungen, Mitteilungs- und Dokumentationspflichten bedürfen der Schriftform, soweit nicht eine andere Form vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

18.2 Der Vertrag untersteht dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf. Gerichtsstand ist der Sitz des Anbieters, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

18.3 Sollten einzelne Bestimmung dieser Vereinbarung unwirksam sein, wird hierdurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die Parteien werden in diesem Fall zusammenwirken, um unwirksame Regelungen durch solche Regelungen zu ersetzen, die den unwirksamen Bestimmungen soweit wie möglich entsprechen.

19.1 Verantwortlicher Ansprechpartner des Anbieters ist der Anbieter wie im Impressum angegeben.