BillWorkplace
Funktionsübersicht
Hier finden Sie die wichtigsten Funktionen.
Dokumentenerstellung
Dokumente mit wenigen Klicks erstellen!
Hierzu dienen benutzerfreundliche Eingabemasken zur Erfassung und Bearbeitung von Onlinedokumenten. Anschließend werden aus den Dokumenten PDF Dateien erzeugt, welche heruntergeladen oder direkt versendet werden können.
Es können folgende Dokumente erstellt werden:
- Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Stornorechnungen.
Dokumentenbearbeitung
Dokumente können im Kundenportal online bearbeitet werden. Für abgeschlossene Rechnungen ist eine Bearbeitung ebenso möglich, sollte aber dringend vermieden werden. Hier ist die Stornorechnung vorzuziehen.
Dokumentenversand
Als PDF Anhang per E-Mail
Dokumente, welche als PDF Datei generiert wurden, und somit abgeschlossen gelten, können per E-Mail an die hinterlegte E-Mail Adresse des Kunden / der Kundin versendet werden. Optional können hier weitere E-Mail Adressen hinzugefügt werden. Betreff sowie E-Mailtext sind frei änderbar.
Dokumentendownload
als PDF Datei
Dokumente, welche als PDF Datei generiert wurden, und somit abgeschlossen gelten, können direkt angesehen und heruntergeladen werden. Über die Drucken-Funktion im Browser können diese auch direkt gedruckt werden.
Dokumentenvorschau
Vorschau der finalen Datei
Während der Bearbeitung kann jederzeit eine Vorschau der zu generierenden Datei angesehen werden.
Dokumentenduplizierung
Kopieren eines Dokumentes
Mit einem Klick können Dokumente dupliziert werden.
Dokumentenweiterführung
Weiterführen eines Dokumentes
Dokumente können weitergeführt - und müssen somit nicht erneut eingegeben - werden. Folgenden Weiterführungen sind möglich:
- Angebot zu Auftragsbestätigung
- Angebot zu Rechnung
- Angebot zu Lieferschein
- Auftragsbestätigung zu Rechnung
- Auftragsbestätigung zu Lieferschein
- Rechnung zu Lieferschein
Rechnungsstatus
Markieren einer Rechnung
Rechnungen können in der Übersicht als "Offen" oder "Bezahlt" markiert werden. In den Auswertungen stehen somit Informationen zu offenen und bezahlten Rechnungen bereit.
Brutto und Netto-Rechnungen
B2C und B2B Rechnungen
Rechnungen können als Brutto- oder Nettorechnung erstellt werden. Wir empfehlen grundsätzlich die Netto-Variante zu bevorzugen. Diese ist auch per Standart eingestellt.
Steuersätze
Individuelle Anpassungen
Die ausgewiesenen Steuersätze können positionsbasiert sowie frei definierbar gesetzt werden.
Positionsrabatt
Positionsbasiert könnten Rabatte in % angegeben werden.
Fortlaufenden Dokumentennummern
Alle Dokumentenvorlagen
Für alle Dokumentenarten werden fortlaufenden Nummern definiert. Für Rechnungen sind fortlaufende Rechnungsnummern sowie Rechnungskreise zwingend vorgeschrieben.
Freitextfelder
Persönliche Texte
Für alle Dokumentenarten können frei definierte Texte zur Einleitung oder Grußformel erstellt werden. Dokumentenbezogene Felder wie z.B. Lieferbedingungen sind anpassbar.
Dokumentenübersicht
Listen
Dokumente werden chronologisch gegliedert in unterschiedlichen Übersichten dargestellt.
Kundenverwaltung
Erstellen. Bearbeiten. Übersicht.
Kund*innen sowie Partner*innen können mit individuellen Feldern angelegt und verwaltet werden. Für jeden Kunden / jede Kundin können mehrere vordefinierte E-Mail Adressen hinterlegt werden, an welche später die Dokumente versendet werden.
Firmeninformationen
Eigene Angaben
Die eigenen Firmeninformationen wie Anschrift, Bankverbindung und Zusatzangaben (z.B. HR- und Steuernummer) können jederzeit bearbeitet werden. Zusätzlich können die Nummernkreise für die verschiedenen Dokumentenarten neu definiert werden.